供應商、RFQ 及補貨
採購管理：管理供應商、詢價、採購訂單及補貨建議
採購管理適合需要管理供應商、詢價、採購訂單、交期、最低存量及補貨流程的公司。它可把銷售需求、庫存水平和採購決策連在一起，減少靠記憶補貨。
先睇營運流程
採購管理
採購管理讓採購、倉庫和財務看到同一張供應商與採購紀錄。
如果補貨只靠人手估算，容易出現缺貨、重複採購或存貨佔用現金流。
中小企營運問題與 ERP 支援
中小企會遇到咩問題，Easy Scan SME 中小企 ERP 可以幫客戶做到咩
每個流程都應該由真實營運問題開始：先理解今日點樣接單、入貨、出貨、開票、服務客戶和管理資料，再決定欄位、權限、硬件、培訓和上線次序。
中小企會遇到咩問題
- 採購需求來自不同同事、倉庫或銷售訂單，RFQ 和供應商回覆散落在電郵。
- 供應商價格、交期、MOQ 和條款難以比較，採購決策缺少清晰紀錄。
- 收貨、供應商帳單和付款狀態未對齊，月底對數時間長。
Easy Scan SME 中小企 ERP 可以幫客戶做到咩
- Easy Scan SME 中小企 ERP 可以幫客戶整理採購需求來源、RFQ 欄位、供應商資料和審批流程。
- 協助建立供應商比較欄位，包括價格、交期、MOQ、幣別和付款條款。
- 可規劃採購單、收貨、供應商帳單和會計付款狀態的銜接。
核心工作流程
採購管理主要功能
供應商資料
管理供應商、價格、交期、最小訂購量及聯絡紀錄。
詢價及採購訂單
把 RFQ、報價回覆、採購訂單及到貨狀態連成一條流程。
補貨建議
按最低存量、在途貨、銷售需求及人工確認建立補貨邏輯。
功能深度與文件參考
按真實工作方式規劃
Purchase 官方內容由 RFQ 到收貨及供應商帳單，並包括自動 RFQ、補貨規則、採購協議、替代 RFQ、行項比較、blanket orders、按訂購或收貨數量付款，以及與會計付款狀態連接。
RFQ 至採購單
把採購查詢、供應商回覆、價格、交期和條款集中管理。
補貨驅動採購
低庫存、按單採購或補貨規則可自動產生採購需要，再由採購同事審核。
供應商比較
同一需求可向不同供應商詢價，按行項比較價格、交期和條款。
採購協議
長期採購、框架合約或 blanket order 可減少重複談價和重複輸入。
帳單與付款狀態
供應商帳單可與收貨、訂購數量及會計付款狀態連接。
流程如何落地
由實際流程了解每日營運點樣執行
以下配合功能流程說明，展示中小企如何把欄位、狀態、責任人、掃描步驟和報表要求變成日常可跟進的工作流程。
RFQ dashboard 文件流程
在日常營運中，詢價清單、採購狀態、供應商回覆和下一步需要有清楚紀錄和責任人。Easy Scan SME 中小企 ERP 可以幫客戶整理資料欄位、前線步驟、權限設定和管理報表，讓這個流程由部門交接到主管檢視都更易跟進。
供應商價目
在日常營運中，供應商價格、MOQ、幣別、交期和採購比較需要有清楚紀錄和責任人。Easy Scan SME 中小企 ERP 可以幫客戶整理資料欄位、前線步驟、權限設定和管理報表，讓這個流程由部門交接到主管檢視都更易跟進。
補貨規則設定流程
在日常營運中，最小庫存、最大庫存、補貨觸發和採購節奏需要有清楚紀錄和責任人。Easy Scan SME 中小企 ERP 可以幫客戶整理資料欄位、前線步驟、權限設定和管理報表，讓這個流程由部門交接到主管檢視都更易跟進。
長期採購協議
在日常營運中，長期價格、供應條款、分批採購和採購控制需要有清楚紀錄和責任人。Easy Scan SME 中小企 ERP 可以幫客戶整理資料欄位、前線步驟、權限設定和管理報表，讓這個流程由部門交接到主管檢視都更易跟進。
採購收貨與帳單核對
在日常營運中，採購單、收貨、供應商帳單和付款前核對需要有清楚紀錄和責任人。Easy Scan SME 中小企 ERP 可以幫客戶整理資料欄位、前線步驟、權限設定和管理報表，讓這個流程由部門交接到主管檢視都更易跟進。
採購分析
在日常營運中，採購金額、供應商表現、訂單狀態和管理 review需要有清楚紀錄和責任人。Easy Scan SME 中小企 ERP 可以幫客戶整理資料欄位、前線步驟、權限設定和管理報表，讓這個流程由部門交接到主管檢視都更易跟進。
RFQ 主流程
在日常營運中，採購詢價、供應商、數量、價格和批核狀態需要有清楚紀錄和責任人。Easy Scan SME 中小企 ERP 可以幫客戶整理資料欄位、前線步驟、權限設定和管理報表，讓這個流程由部門交接到主管檢視都更易跟進。
供應商報價流程
在日常營運中，多供應商報價、交期、MOQ 和條款比較需要有清楚紀錄和責任人。Easy Scan SME 中小企 ERP 可以幫客戶整理資料欄位、前線步驟、權限設定和管理報表，讓這個流程由部門交接到主管檢視都更易跟進。
採購彈性設定流程
在日常營運中，供應商規則、採購條件和例外處理需要有清楚紀錄和責任人。Easy Scan SME 中小企 ERP 可以幫客戶整理資料欄位、前線步驟、權限設定和管理報表，讓這個流程由部門交接到主管檢視都更易跟進。
供應商帳單流程
在日常營運中，收貨、帳單、價格差異和會計交接需要有清楚紀錄和責任人。Easy Scan SME 中小企 ERP 可以幫客戶整理資料欄位、前線步驟、權限設定和管理報表，讓這個流程由部門交接到主管檢視都更易跟進。
建議落地次序
先由一條清楚流程開始
- 整理供應商和採購條款
- 確認最低存量和補貨規則
- 定義採購審批流程
- 連接收貨和賬單流程
香港上線前檢查
先確認資料、權限、前線操作和報表
這些檢查有助零售、倉庫、批發、服務、製造、財務和管理團隊在上線前對齊責任和資料。
- 先定義部門之間的資料擁有人，例如客戶、產品、價格、倉位、供應商及權限。
- 把現有 Excel、POS、會計、倉庫或服務表格整理成可遷移的欄位清單。
- 為香港前線同事預留手機、掃描器、標籤打印、收款或客戶簽收的實際測試時間。
- 以一個可量度流程作第一階段，例如查詢至報價、採購至收貨、銷售至出貨或工單至收款。
相關硬件及產品分類
流程落地時，同時規劃前線硬件和標籤耗材
ERP 流程要真正用得起，前線掃描、打印、標籤和現場查詢工具需要一齊考慮。以下分類可按實際場景再比較合適型號。
相關流程
下一步可以比較的工作流程
常見問題
採購管理常見問題
採購管理可否自動補貨？
可按規則產生建議，但是否落單應視乎企業審批和供應情況。
是否支援多供應商比價？
可以按產品、供應商資料和採購流程設計比價方式。
採購和庫存應否一同導入？
通常建議一同規劃，因為補貨判斷需要可靠庫存資料。
採購管理可否處理多供應商報價？
可以，但要先定義比較欄位，例如價格、交期、最小訂購量、幣別和付款條款。
補貨規則會否自動下單？
可設計成產生建議或 RFQ，由採購人員確認；不應未經審核直接套用在所有產品。
正在規劃中小企 ERP 或企業管理流程？
由最影響每日營運的一條流程開始，先確認資料、權限、前線操作、硬件和報表需要，再逐步擴展到其他部門。
