香港倉庫收貨流程指南
一套實用的倉庫收貨流程，應先把來貨同採購單或入貨文件對上，再逐箱或逐卡板識別、點數及檢查；有差異或損壞先隔離，確認收貨後才建立上架工作。條碼掃描、箱標及手提終端機可協助前線減少重複輸入，但前提係資料、責任同異常處理規則已經定清楚。
先準備可核對的入貨依據
讓前線可以按採購單、來貨單、調撥單或已批准的入貨紀錄開始工作；如供應商有 ASN，亦應先同系統預期資料對上。
每一個掃描都要有判斷結果
掃描後應清楚顯示貨品、數量、包裝層級、狀態同下一步；單純把條碼輸入電腦，未必等於完成核對。
確認貨物同指定倉位都一致
上架時再掃描箱或卡板標籤及倉位條碼，將實物位置同系統位置一併確認，避免貨已搬走但紀錄仍留喺收貨區。
標準流程
倉庫收貨 SOP 應該點樣由落貨行到上架？
以下係可按倉庫規模、系統同貨品要求調整的基本骨架。唔同行業未必需要相同欄位、檢驗深度或批准人，重點係每一步都有清楚責任同例外處理。
| 步驟 | 前線要做甚麼 | 完成條件 |
|---|---|---|
| 1. 準備入貨資料 | 開啟採購單、入貨單、調撥單或 ASN，確認供應商、送貨日期及預計貨物。 | 有一份已批准、可追溯的入貨依據。 |
| 2. 卸貨前核對 | 核對來貨文件、車次或送貨資料，點算箱數或卡板數，先留意外包裝異常。 | 實際到貨同文件可以對應。 |
| 3. 逐箱或逐卡板識別 | 掃描供應商箱標、貨品條碼、SSCC 或內部處理單位編號。 | 每個需要獨立管理的單位都有可識別紀錄。 |
| 4. 點數及檢查 | 確認數量、包裝層級、單位及有需要追蹤的批次、序號或日期，同時檢查損壞、受潮或封口問題。 | 實際數量及狀態已紀錄；差異未混入正常貨。 |
| 5. 處理異常 | 把短收、多收、損壞、未知貨品或不可讀標籤移到指定隔離區，紀錄原因、相片及負責人。 | 系統狀態同實物隔離一致。 |
| 6. 貼內部箱標 | 如原標籤不可用或內部流程需要，打印受控的箱標、卡板標或 LPN，貼好後重新掃描確認。 | 新標籤唯一、可讀，並連回正確入貨紀錄。 |
| 7. 確認收貨 | 覆核接收、拒收或隔離數量，再由指定權限完成收貨過帳或狀態更新。 | 可用庫存只包括已批准貨物。 |
| 8. 建立及完成上架 | 按系統指示搬到目標倉位，於實際位置掃描貨物標籤及倉位條碼。 | 實物、數量、狀態及最終倉位一致。 |
掃描及貼箱標
條碼掃描應放喺識別、核對、異常同上架四個控制點
條碼係把實物同系統資料連起來的識別方法。系統仍要判斷該條碼屬於邊個供應商、貨品、包裝單位、入貨文件同狀態。
供應商標籤可唔可以直接用？
先確認條碼格式、資料對應、包裝層級同重複掃描處理。GTIN 識別貨品類別；SSCC 用於獨立物流單位，兩者唔應混為一談。
一掃是否代表一件？
未必。紙箱、內盒、單件或卡板可以有不同包裝數量。系統要清楚顯示單位及數量，避免掃到外箱條碼但只入一件。
幾時要打印內部標籤？
當供應商標籤缺失、不可讀、同內部流程不兼容，或 WMS / ERP 需要內部 LPN 時才打印；新標籤要同原入貨資料建立關係。
貨物同倉位要再掃一次
喺實際擺放位置掃描貨物標籤同倉位碼，先完成工作。把倉位碼貼喺辦公枱旁邊掃描，會失去現場確認作用。
設備配置
掃描器、手提終端機、打印機同 WMS / ERP 各自負責甚麼？
選設備之前，先決定前線喺每一步要睇甚麼資料、輸入甚麼內容、要唔要行走、會唔會影相，以及異常由邊個批准。
固定工作站
適合文件核對、例外處理及集中打印
如果收貨點固定、員工主要喺電腦前核對採購單及打印箱標，可由工作站配條碼掃描器同桌面或工業條碼打印機。選型要睇打印量、標籤尺寸、物料、連接方式同環境。
流動操作
適合邊行邊收貨、檢查及上架
手提終端機或工業用平板適合前線要查看工作、輸入數量、選異常原因、影相或到倉位確認的流程。Wi‑Fi、電池、底座、耐用度及應用程式兼容性都要現場測試。
硬件只係入口，系統先負責規則
掃描器負責讀取條碼；打印機負責輸出受控標籤；WMS / ERP 負責把條碼同採購單、庫存狀態、異常原因及倉位連起來。未定義資料同流程之前，換硬件未必可以解決收貨錯漏。
異常處理
短收、多收、損壞或未知貨物應該點處理？
最重要係唔好把有問題的貨同正常庫存混埋。實物要有清楚隔離位置，系統亦要用不可用、待檢或其他已定義狀態鎖住。
| 異常 | 即時處理 | 應保留紀錄 |
|---|---|---|
| 短收或多收 | 重新點算並核對包裝單位；按公司容差及批准權限決定接收、修改或拒收。 | 預計及實際數量、單位、原因、負責人及批准。 |
| 損壞、受潮或封口異常 | 停止正常入庫，標示並移到隔離區；按需要拍照及通知採購或品質人員。 | 受影響貨物、數量、狀態、相片、決定及最後去向。 |
| 標籤不可讀或重複 | 唔好估貨品身份；用文件、產品資料及第二個證據核對，再決定是否重貼內部標籤。 | 原條碼、替代識別、重貼原因及時間。 |
| 未知貨品或無入貨單 | 先隔離，唔好直接建立可用庫存；由採購或庫存負責人確認合法入貨依據。 | 供應商、送貨資料、貨物描述、數量及決定。 |
| 系統、網絡或打印機故障 | 只使用已批准的離線或暫存程序；復原後逐筆對數，避免同一批貨重複收貨。 | 故障時間、暫存編號、復原交易及重複檢查。 |
上架控制
收貨完成之後，點樣避免貨物上錯倉位？
上架工作應由收貨紀錄帶出貨物、數量、狀態同建議位置。員工到達目的地後，再確認處理單位及倉位，先把任務完成。
收貨區先確認貨物
掃描箱標、卡板標或 LPN，確認數量及狀態仍然屬於該上架任務。
按倉位規則前往目的地
系統可按產品、容量、區域或其他已配置規則建議位置；如倉位已滿，要有分拆或改位程序。
現場掃描倉位條碼
只有貨物同實際倉位都確認後先完成上架，並保留操作人、時間、數量及最終位置。
部署及改善
導入收貨掃描流程前要準備的 checklist
先畫出今日點收貨
- 入貨文件及批准人
- SKU、包裝單位、批次或序號
- 正常、隔離及退貨狀態
- 收貨區、暫存區及倉位編碼
用真實現場做測試
- 碼頭、貨架、冷房及升降機路線
- Wi‑Fi 覆蓋、漫遊及斷線復原
- 正常、反光、破損及遠距離條碼
- 打印量、標籤物料、充電及備機
先由一個流程或區域開始
- 測試正常、短收、損壞、重複掃描及錯倉位
- 培訓前線同主管的判斷責任
- 記錄所有人手繞過系統的方法
- 修正後先分階段擴大
| KPI | 建議定義 | 改善問題 |
|---|---|---|
| 到貨至收貨完成時間 | 由已記錄到貨到收貨確認的時間。 | 時間花喺等文件、查貨、批准、打印，定系統回應？ |
| 一次完成率 | 不需更正、重掃、重貼標籤或主管介入的收貨比例。 | 邊類標籤、供應商或畫面步驟最常返工？ |
| 收貨差異率 | 有數量、貨品、狀態或文件差異的收貨單或行數。 | 差異集中喺邊個供應商、貨品或原因？ |
| 異常處理時間 | 由建立異常到獲批准處理的時間。 | 責任人、證據同批准門檻是否清楚？ |
| 待上架貨物時間 | 已接收貨物留喺收貨或暫存區的時間。 | 係倉位、空間、人手、設備定資料阻塞？ |
FAQ
倉庫收貨流程常見問題
收貨應該用條碼掃描器定手提終端機？
視乎員工掃描之後要做甚麼。只需把條碼輸入附近電腦，可先比較條碼掃描器；如果要邊行邊睇任務、輸入數量、選異常、影相或確認上架，手提終端機通常更合適。
每一個卡板或紙箱都一定要有 SSCC 嗎？
唔一定。SSCC 係 GS1 用於識別物流單位的編號，適合供應商標籤、ASN 同收貨系統已經連接的流程。其他倉庫亦可能按採購單、貨品條碼或內部 LPN 收貨。
幾時需要打印內部箱標？
當供應商標籤缺失、不可讀、同內部資料不兼容，或 WMS / ERP 需要內部處理單位時先打印。新標籤要唯一、可掃描，並連回原入貨及貨品紀錄。
損壞貨物可唔可以先收貨再處理？
應按公司流程決定，但唔應直接放入可用庫存。先識別及隔離受影響數量，設定相符的系統狀態，保留相片同原因，再由指定人員批准接收、退回或其他處理。
無 WMS 可唔可以做條碼收貨？
可以，掃描器可配合 ERP、庫存軟件或受控表格輸入資料；但條碼本身唔會自動提供數量驗證、異常狀態、上架任務或審計紀錄。應先定義系統記錄及批准方式。
查詢收貨設備及流程前要準備甚麼？
建議提供現有 WMS / ERP、每日及高峰來貨量、紙箱或卡板類型、條碼樣本、標籤尺寸、收貨路線、Wi‑Fi 情況、需要輸入的資料、常見異常及支援要求。
下一步
想把倉庫收貨、貼箱標及上架變成可執行流程？
提供現有入貨文件、系統、條碼樣本、標籤尺寸、每日工作量、收貨區及上架路線，Easy Scan 可協助整理設備、標籤、掃描點及香港本地支援方向。
